Thói quen và nhu cầu làm việc của nhân viên văn phòng đã có sự thay đổi sau hơn hai năm ứng phó với tình hình dịch Covid-19. Nghiên cứu của Building Engines năm 2021 chỉ ra rằng, do những quan ngại liên quan đến dịch bệnh, tăng cường quy định đảm bảo an toàn sức khỏe trở thành một trong những vấn đề được chú tâm hàng đầu trong quá trình sử dụng không gian tòa nhà thương mại. Bên cạnh đó, mong muốn phổ biến nhất của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý tòa nhà là cải thiện tốc độ phản hồi và khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu hỗ trợ của người thuê.
Để có thể giữ chân khách thuê mặt bằng văn phòng, chủ đầu tư cần tập trung vào các yếu tố như tối ưu không gian sử dụng cũng như nâng cao trải nghiệm tại tòa nhà. Ứng dụng công nghệ thông minh trong công tác vận hành, còn gọi là PropTech sẽ giúp hỗ trợ các yêu cầu từ doanh nghiệp và tăng cường tính hiệu quả của công tác đảm bảo an toàn sức khỏe lao động.
Việc áp dụng những giải pháp thông minh vào công tác vận hành, góp phần nâng cao trải nghiệm
làm việc cũng như đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên
Thứ nhất, với phương pháp công nghệ thông minh Proptech, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận và nắm bắt thông tin của tòa nhà thông qua ứng dụng trên điện thoại. Thay vì giao tiếp theo các phương thức truyền thống như bảng tin hay liên lạc trực tiếp với lễ tân, nhân viên dễ dàng nhận thông báo mới, bao gồm thay đổi về bộ máy quản lý hay hóa đơn hàng tháng chỉ với một vài thao tác nhanh gọn.
Bên cạnh đó, Proptech góp phần đơn giản hóa quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và ban quản lý tòa nhà. Nhờ việc liên tục cập nhật tự động và lưu trữ giấy tờ trực tuyến, các thủ tục hành chính được giải quyết nhanh gọn. Ngoài ra, Proptech có thể tạo một kênh liên lạc dành riêng cho doanh nghiệp khi muốn được hỗ trợ sửa chữa hay góp ý về dịch vụ. Ngược lại, ban quản lý sẽ nhanh chóng tiếp nhận và kịp thời xử lý yêu cầu của khách thuê tại tòa nhà.
Mặc khác, yếu tố về sức khỏe an toàn lao động cũng có thể được cải thiện thông qua Proptech. Một toà nhà văn phòng tiềm ẩn nhiều nguy cơ lây truyền dịch bệnh do sở hữu nhiều khu vực chung như sảnh chính hay thang máy. Thêm vào đó, nhu cầu cao trong giao tiếp và tần suất di chuyển của nhân viên biến các tòa nhà này thành là một không gian đặc thù. Do vậy, đội ngũ quản lý cần một công cụ để giám sát và kiểm soát số lượng người di chuyển tại bất cứ thời điểm trong ngày.
Proptech có khả năng lưu trữ và cập nhật dữ liệu trực tuyến, cho phép ban quản lý nắm được dữ liệu trong thời gian thực. Dựa trên những con số này, họ sẽ đưa ra giải pháp điều chỉnh giúp cải thiện không gian làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, công nghệ này cũng là phương thức liên lạc hữu hiệu để liên tục cập nhật quy tắc an toàn lao động, bao gồm những chỉ thị mới từ chính quyền địa phương hay các chương trình tập huấn phòng cháy chữa cháy.
Xét về nhu cầu sử dụng văn phòng trong tương lai, ngày càng nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng thay đổi phương thức làm việc. Tiêu biểu là mô hình làm việc kết hợp (Hybrid Work Model). Theo nghiên cứu của Building Engines, hơn 67% chuyên gia bất động sản tin rằng khách thuê của họ đang lên kế hoạch ứng dụng mô hình làm việc kết hợp để thích nghi với ảnh hưởng dịch bệnh như hiện nay.
Bàn về tác động của xu hướng tương lai này với công việc quản lý và vận hành, ông Matthew Powell, Giám đốc Savills Hà Nội, chia sẻ: “Đánh giá dựa trên tần suất khách ra vào và các chỉ số điện nước tiêu thụ hàng tháng, chúng tôi ghi nhận sự suy giảm rõ rệt trong công suất hoạt động của các toà nhà văn phòng, do các doanh nghiệp đang triển khai kế hoạch làm việc song song trực tuyến và trực tiếp. Điều này tạo ra ảnh hưởng nhất định tới công tác vận hành tòa nhà. Nhiều doanh nghiệp đã và đang triển khai đa dạng phương án thích nghi trước những thay đổi do diễn biến phức tạp của dịch bệnh. Điều này dẫn đến những thay đổi về nhu cầu sử dụng không gian văn phòng. Trong giai đoạn xã hội đẩy mạnh tốc độ chuyển đổi số ngày nay, các giải pháp công nghệ thông minh như Proptech sẽ giúp ban quản lý dễ dàng liên lạc, nhanh chóng xử lý yêu cầu của nhân viên văn phòng, đồng thời liên tục cập nhật các quy trình đảm bảo an toàn lao động. Từ đó, môi trường làm việc cũng như trải nghiệm sử dụng của các doanh nghiệp tại tòa nhà sẽ trở nên thuận tiện, hiện đại hơn.
Duy Bách
