Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng cần biết điều gì? - Thuê văn phòng hiện nay khá phổ biến với các doanh nghiệp và chủ đầu tư ở Việt Nam. Bên cạnh việc tìm kiếm một khu vực tốt, người ta còn chú ý rất nhiều đến bản hợp đồng với những điều khoản có lợi cho tổ chức, công ty của mình, nhất là về giá thuê văn phòng.
Văn phòng không chỉ là nơi để nhân viên làm việc, mà còn là “bộ mặt” của một tổ chức, doanh nghiệp hay công ty. Bên cạnh việc tìm kiếm một bất động sản cho thuê có mặt bằng tốt, thuận lợi cho giao thông, cơ sở hạ tầng và thiết kế đẹp… bạn còn phải biết cách đàm phán giá khi thuê để có thể tiết kiệm ngân sách một cách tối đa.
Kinh nghiệm đàm phán giá khi thuê văn phòng
1. Gây ấn tượng ban đầu
Với những người kinh doanh, việc gây ấn tượng ban đầu là vô cùng quan trọng. Trước hết, hãy thể hiện điều đó qua dáng vẻ bên ngoài của bạn như quần áo, tóc, giày… Giả sử bạn đến gặp đối tác khi đang mặc quần short, đi dép lê và tóc rối bù. Chắc chắn với bộ dạng lôi thôi ấy của bạn, họ sẽ không tin tưởng, hoặc nghĩ bạn không nghiêm túc trong việc thuê nhà, thậm chí có thể từ chối trước khi cuộc đàm phán diễn ra. Vậy nên, hãy xuất hiện với một bộ trang phục khiến bạn trông thật chuyên nghiệp. Điều đó sẽ khiến đối tác có thiện cảm và đánh giá cao hơn về bạn.
2. Lịch sự
Đây là một nguyên tắc quan trọng khi bạn gặp gỡ và tiếp xúc với đối tác. Luôn có thái độ lịch sự với những hành động đơn giản như bắt tay khi gặp mặt, nhớ tên người cho thuê, không nói nhiều hơn những điều cần thiết, không kể lể, khoe khoang… sẽ giúp bạn gây được thiện cảm. Điều này cũng giúp cho cuộc đàm phán trở nên bớt căng thẳng và dễ dàng hơn.
Xây dựng hình ảnh với trang phục phù hợp và cách cư xử lịch sự sẽ tạo nên ấn tượng tốt đẹp với đối tác.
3. Thể hiện sự đáng tin cậy
Không chỉ qua trang phục hay cách cư xử lịch sự, bạn còn phải thể hiện sự đáng tin cậy bằng cách cho họ thấy khả năng tài chính của bạn. Rằng bạn có sẵn sàng chi trả theo thỏa thuận và tuân thủ các nguyên tắc mà 2 bên đặt ra hay không. Đặt trường hợp bạn là người cho thuê, chắc hẳn bạn sẽ không muốn giao bất động sản của mình cho một người không có nghề nghiệp và lai lịch rõ ràng. Vì mức độ rủi ro bạn gặp phải sẽ rất cao. Vậy nên, hãy cho đối tác thấy bạn đáng tin cậy thế nào để cuộc thương lượng diễn ra dễ dàng. Hơn thế, nếu bạn là một doanh nghiệp có uy tín và tiếng tăm trên thị trường, việc đàm phán giá cả sẽ càng có lợi hơn, cho cả 2 bên. Người cho thuê sẽ hiểu được có thể hợp tác với bạn dài lâu, và không dễ để có được một đối tác tốt như bạn.
4. Hiểu rõ thị trường cho thuê văn phòng
Tìm hiểu thị trường và nắm bắt thật nhiều thông tin về kinh doanh bất động sản sẽ rất có lợi cho bạn. Không chỉ tìm kiếm được những văn phòng có vị trí và điều kiện tốt, bạn còn có thể biết được mức giá nào là hợp lí nhất. Ví dụ như, bạn dự định thuê một văn phòng trên đường Nguyễn Thị Minh Khai, và biết được xung quanh khu vực ấy còn rất nhiều nơi trống. Thông tin này sẽ vô cùng hữu ích vì bạn có thể xem xét các bất động sản gần đó và đàm phán với người cho thuê về mức giá thấp hơn. Cuộc thương lượng sẽ diễn ra khá dễ dàng khi đối tác không muốn mất khách. Hơn nữa, hiểu biết nhiều còn giúp bạn tránh được tình trạng phải thuê văn phòng cao hơn giá thị trường.
Để biết nhiều thông tin về những nơi đang cho thuê văn phòng hay giá cả thị trường, bạn có thể tham khảo trên các trang web rao vặt như Chợ Tốt TPHCM hay Hà Nội, các công ty môi giới bất động sản hay người thân, bạn bè…
5. Nắm bắt tâm lý của người cho thuê
Trong bất cứ một cuộc thương lượng nào cũng vậy, nắm bắt tâm lý của đối tác là rất quan trọng. Thông qua thái độ, cử chỉ hay lời nói của người cho thuê mà bạn có thể biết họ có đang hài lòng, lưỡng lự, hay không đồng ý với mức giá bạn yêu cầu. Từ đó mà bạn có thể điều chỉnh lại giá thuê văn phòng một cách phù hợp với lợi ích của 2 bên. Hay như hợp đồng thuê bất động sản của bạn sắp hết hạn, bạn hiểu được rằng chủ nhà là một người thích sự ổn định và chắc hẳn sẽ gặp phải khó khăn trong việc tìm kiếm người thuê mới. Khi ấy, bạn có thể đề nghị gia hạn hợp đồng với một mức giá thấp hơn lúc ban đầu.
6. Lắng nghe
Bạn đã nghe câu “im lặng là vàng”? Trong một cuộc đàm phán, việc im lặng đúng lúc và lắng nghe ý kiến của người cho thuê sẽ giúp bạn nắm bắt được nhiều thông tin và hiểu được những điều họ mong muốn. Nhiều lời và cố gắng thuyết phục không phải lúc nào cũng tốt. Người nói cần có người nghe. Như thế, bạn sẽ thể hiện được sự tôn trọng với đối tác, khiến họ có thiện cảm, và dễ dàng mở lòng mình để lắng nghe những yêu cầu sau đó của bạn.
Tuyệt đối không tranh cãi hay nói ra những lời thiếu văn hóa khi đàm phán. Vì chúng sẽ là nguyên nhân dẫn đến một kết quả không tốt đẹp cho cả 2 bên.
7. Hai bên cùng có lợi
Một cuộc đàm phán có kết quả tốt đẹp là khi cả 2 bên đều hài lòng với các điều khoản. Nhất là không gây nên cảm giác thua cuộc, hụt hẫng, mất mặt… đối với người cho thuê. Giả sử sau khi thương lượng, bạn giảm được giá cả thuê văn phòng như mong muốn, nhưng đối tác lại không hài lòng với mức như vậy. Họ chỉ chấp nhận vì một số lí do nào đó. Khi ấy, sẽ rất khó để đôi bên có thể hợp tác lâu dài. Và trong quá trình hợp tác, nếu không may bạn gặp rắc rối về cơ sở hạ tầng, bảo dưỡng… chắc chắn người cho thuê sẽ để bạn tự xoay sở và chỉ chăm chăm đến lợi ích của họ, như cách bạn đã làm trước đó.
8. Cân nhắc các yêu cầu người cho thuê đưa ra
Trong một số cuộc đàm phán, nhiều doanh nghiệp chỉ chú ý đến việc làm thế nào để thuê văn phòng với giả rẻ nhất mà không hề quan tâm đến các yêu cầu của người cho thuê. Đây là một sai lầm nghiêm trọng, vì đôi khi, những yêu cầu ấy lại đem lại cho bạn nhiều lợi ích hơn cả. Chẳng hạn, đối tác của bạn yêu cầu giữ nguyên mức giá, nhưng sẽ chi trả tiền điện, thuế, bảo hiểm và bảo dưỡng cho văn phòng hay những khu vực dùng chung. Lúc ấy, bạn nên cân nhắc lại đề nghị này, bởi chi phí cho những vấn đề ấy thậm chí có thể cao hơn số tiền giảm giá mà bạn đàm phán.
9. Giữ vững lập trường
Giữ vững lập trường không đồng nghĩa với khăng khăng giảm mức giá thuê văn phòng như bạn mong muốn. Đừng để một vài lời thuyết phục của đối tác như chỗ này vị trí tốt, nhiều người hỏi thuê, thiết kế đẹp… mà bạn vội vàng chấp nhận giá ban đầu. Bạn cần hiểu rõ mình ở vị trí nào, nắm bắt được những lợi thế của mình và bất lợi của người cho thuê để đưa ra yêu cầu hợp lí. Bạn nên linh hoạt trong việc đưa ra các điều kiện nhưng vẫn giữ được mức giá không chênh lệch quá nhiều so với dự định. Muốn làm được như vậy, bạn phải biết nhiều thông tin về đối tác và chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc đàm phán.
10. Giả định trước các tình huống
Trước cuộc đàm phán, hãy đảm bảo bạn nắm bắt đủ thông tin cần thiết. Sau đó, hãy thử đặt ra các tình huống và xử lí chúng. Bạn nên giả định các mức giá hay yêu cầu mà người cho thuê văn phòng đưa ra và làm cách nào để thuyết phục họ. Việc này sẽ giúp bạn chuẩn bị tâm lí sẵn sàng và không bị bất ngờ, lúng túng trong khi đàm phán.
Như vậy, đàm phán giá khi thuê văn phòng không chỉ là những hình thức sáo rỗng mà còn cần đến cả nghệ thuật giao tiếp, ứng xử. Khi đã hiểu rõ những điều cần thiết cho một cuộc thương lượng, bạn sẽ dễ dàng đạt được mục đích của mình hơn. Bài viết trên hy vọng có thể giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
(Theo Officesaigon.vn)
