Không phải lúc nào, việc tìm thuê văn phòng cho doanh nghiệp cũng trở nên dễ dàng. Đôi khi, quá trình này sẽ gặp không ít những rắc rối nhất định. Làm thế nào để tránh được các rắc rối ngoài dự kiến khi bạn cần tìm thuê văn phòng? Bài chia sẻ này sẽ giải đáp giúp bạn.
Các vấn đề cần tránh khi thuê văn phòng
1. Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Khi tiến hành thuê văn phòng, nếu không xác định được tiêu chí thuê cụ thể sẽ gặp khó khăn. Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp ích rất nhiều. Từ quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng. Tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.
Tiêu chí thuê văn phòng không cụ thể
Đồng thời, khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn. Cho nên, chúng ta cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Những tiêu chí khác cần xem xét thì có thể bỏ qua.
2. Mong muốn thuê văn phòng vượt quá khả năng chi trả
Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 15 USD/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17-18 USD/m2/tháng là phù hợp. Nhưng sự thật văn phòng 15 USD/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 USD/m2/tháng.
Tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.
Văn phòng sang trọng tại các tòa office building hoành tráng luôn hấp dẫn. Tuy nhiên, mức phí cho thuê văn phòng này thường rất cao.
Mong muốn thuê văn phòng vượt quá khả năng chi trả
3. Thuê văn phòng nhưng không dự trù cho việc tăng nhân viên
Chi phí cho việc chuyển văn phòng khá tốn kém. Từ việc làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ… Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện tích thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự trong vòng 3 – 5 năm. Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt Hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc.
4. Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?
Đúng, tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ, nhưng chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:
- Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.
- Hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.
5. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên
Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp. Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết. Cụ thể:
- Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
- Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Chẳng hạn: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn không? Khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
- Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
- Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?
6. Dành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng
Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút đế xem mỗi tòa nhà, xem diện tích thuê. Sau đó, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng. Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro.
Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:
- Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng.
- Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá.
- Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn).
- Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà.
7. Ký thư mời thuê văn phòng và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng
Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước:
- (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê.
- (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.
Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng. Bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ. Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.
8. Không đo lại diện tích văn phòng muốn thuê
Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác. Vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn. Tuy nhiên, trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.
9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn
Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường. Thời gian lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro. Như không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng. Hay tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.
10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ
Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.
Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất đẹp
Với những thông tin này, hy vọng sẽ giúp ích cho những doanh nghiệp đang cần thuê văn phòng. Nếu có những thắc mắc, hãy truy cập vào news.mogi.vn để tìm hiểu thêm. Hoặc truy cập Mogi.vn để tìm thuê văn phòng như ý.
(Theo News.Mogi.Vn)
